PERTEMUAN 4

Resume : 4

Mata Kuliah : Sistem Informasi Terpadu

Dosen : Panca Rahardiyanto, S.Kom

AKTIVITAS-AKTIVITAS LOGISTIK

1. PELAYANAN PELANGGAN (CUSTOMER SERVICE) :

•Adalah suatu proses yang berlangsung diantara pembeli, penjual, dan pihak ketiga yang menghasilkan nilai tambah untuk pertukaran produk atau jasa dalam jangka waktu pendek (misal, transaksi tunggal) maupun dalam jangka waktu panjang (misal, hubungan berdasarkan kontrak).

Elemen-Elemen Customer Service:

Menurut Bernard J. La Londe dan paul Zinszer, ada 3 elemen :

1.Elemen Pratransaksi (Pretransaction Elements)

2.Elemen Transaksi (Transaction Elements)

3.Elemen Post-Transaksi (Posttransaction Elements)

Tanggapan Terhadap Kegagalan Customer Service :

•Perusahaan jarang berinteraksi langsung dengan konsumen akhir, melainkan melalui distributor atau pengecer.

•Distributor atau pengecer inilah yang perlu mengetahui bagaimana mengatasi masalah apabila terjadi kegagalan dalam pelayanan kepada pelanggan.

•Perusahaan seharusnya mencari tahu bagaimana reaksi pelanggan apabila terjadi kegagalan dalam pelayanan .

2. Ramalan Permintaan (DEMAND FORECASTING )

•Untuk mengetahui kesempatan-kesempatan (opportunities) yang terbuka bagi perusahaan, serta apa yang harus dilakukan oleh perusahaan di masa datang, maka perusahaan perlu mengetahui keadaan di masa depan, khususnya permintaan atau kebutuhan.

•Dengan adanya gambaran tentang keadaan permintaan atau kebutuhan di masa depan, maka perusahaan dapat menyusun rencana-rencana kegiatan yang harus dilakukan dengan lebih baik dan menghindarkan dari kegiatan yang dapat menimbulkan kerugian atau kekeliruan di masa depan

Ramalan permintaan untuk menentukan, antara lain:

•Berapa banyak dari tiap barang yang diproduksi perusahaan yang harus diangkut ke berbagai pasar

•Untuk mengetahui dimana asalnya permintaan, sehingga dapat menempatkan dan menyimpan produk dengan jumlah yang tepat disetiap area pasar.

Beberapa sumber data yang dapat digunakan dalam melakukan peramalan permintaan, antara lain adalah:

•Pendapat pelanggan

•Catatan dan pendapat distributor

•Catatan penjualan dari perusahaan sendiri

Masa depan dapat diramalkan dengan memperhatikan beberapa kondisi, a. l.:

•Adanya perubahan antara sekarang dengan yang akan datang.

•Adanya kondisi ketidakpastian (uncertainty).

•Adanya kondisi resiko (risk).

•Adanya kondisi kepastian (certainty).

Faktor-faktor dalam peramalan yang perlu untuk diperhatikan adalah :

•Arah pertumbuhan atau perkembangan

•Pengaruh musiman (seasonal effect)

Beberapa metode peramalan yang digunakan untuk meramalkan, antara lain :

•Metode trend

•Metode rata-rata bergerak

•Metode eksponensial

•Dsb.

3. Manajemen Persediaan (INVENTORY MANAGEMENT)

Persediaan :

•Merupakan sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk dilakukan proses produksi, serta barang-barang jadi (produk jadi) yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan setiap waktu

Kegunaan persediaan :

•Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan perusahaan.

•Menghilangkan resiko dari materi yang dipesan berkualitas tidak baik (rusak) sehingga harus dikembalikan.

•Untuk mengantisipasi bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.

•Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi.

•Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya.

•Persediaan dapat diminimumkan dengan mengadakan perencanaan produksi yang lebih baik.

•Tujuannya untuk mengurangi jumlah lot-size inventory.

•Keuntungan yang diperoleh dengan adanya lot-size inventory adalah :

–Memperoleh potongan harga pada harga pembelian

–Memperoleh efisiensi produksi karena adanya operasi yang lebih lama

–Adanya penghematan di dalam biaya angkutan.

•Aktivitas pengendalian persediaan (inventory control activity) bersifat kritis karena membutuhkan finansial atas pemeliharaan persediaan produk. Bahan baku dan komponennya, WIP (work in process), dan persediaan barang jadi, semuanya menghabiskan ruang fisik, waktu kerja dan modal.

Jenis-jenis persediaan menurut fungsinya, adalah :

•Batch stock / Lot Size Inventory

Persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat itu.

•Fluctuation Stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.

•Anticipation Stock

Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang dapat diramalkan.

Fungsi-fungsi persediaan adalah :

•Fungsi Decoupling

Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier.

•Fungsi Economic Lot Sizing

Perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar karena mempertimbangkan penghematan-penghematan yang mungkin muncul

•Fungsi Antisipasi

Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu (permintaan musiman), maka perusahan dapat mengadakan persediaan musiman.

Selain itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang selama periode tertentu, sehingga perusahaan memerlukan persediaan ekstra yang disebut dengan persediaan pengaman (safety stock).

4. Komunikasi logistik (LOGISTICS COMMUNICATION)

•Komunikasi merupakan jaringan utama diantara seluruh proses logistik dan pelanggan perusahaan.

•Komunikasi yang akurat dan pada saat yang tepat merupakan dasar dari keberhasilan manajemen logistik.

Komunikasi logistik yang efektif harus berlangsung dalam :

•Fungsi utama dalam organisasi  logistik, produksi, keuangan, pemasaran

•Berbagai jenis aspek dari tiap aktivitas logistik  koordinasi gudang material, WIP, dan barang jadi.

•Berbagai anggota supply chain, seperti pelanggan / sub-supplier yang tidak langsung berhubungan dengan perusahaan.

Sistem informasi dalam proses pemesanan terdiri dari aktivitas-aktivitas logistik a.l:

•Menentukan rangkaian jenis transportasi, angkut dan muat barang.

•Menetapkan jumlah persediaan dan mempersiapkan daftar pemesanan.

•Mengeluarkan dari gudang

•Memutakhirkan arsip persediaan

•Mencetak daftar penambahan secara otomatis

•Mempersiapkan dokumen pengiriman

•Mengirimkan barang ke pelanggan

Keuntungan sistem informasi manajemen logistik dari segi pembuatan keputusan secara strategik, a.l:

•Memberikan informasi kepada pihak manajemen mengenai pangsa pasar baru

•Membuat perubahan desain pengemasan

•Memilih antara pengiriman biasa, kontrak, atau kirim sendiri

•Meningkatkan atau menurunkan jumlah persediaan

•Menciptakan sistem pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan

•Menentukan jumlah dan lokasi gudang

5. Penanganan material (MATERIAL HANDLING)

•Penanganan material berhubungan dengan setiap aspek gerakan atau aliran bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi dalam pabrik atau gudang.

6. Proses pemesanan (ORDER PROCESSING)

Komponen-komponen order processing :

•Elemen operasional (Operational Elements)

Meliputi pemasukan pesanan (order entry) atau perubahan pesanan, penjadwalan (schedulling), persiapan pengiriman pesanan dan pemfakturan (invoicing)

•Elemen komunikasi (Communication Elements)

Meliputi modifikasi pesanan, status pesanan, percepatan pesanan, koreksi kesalahan, dan permintaan informasi produk.

•Kredit dan elemen pengumpulan (Credit and Collection Elements)

Meliputi pemeriksaan kredit dan proses penerimaan atau pengumpulan rekening

7. Pengemasan (PACKAGING)

Fungsi pengemasan :

•Melindungi produk dari kerusakan ketika akan disimpan atau diangkut

•Pengemasan yang baik dapat memudahkan penyimpanan, serta pemindahan produk, sehingga mengurangi biaya penanganan material

•Dapat memudahkan dalam mengidentifikasikan produk dan material

8. Komponen-komponen dan pelayanan pendukung (PARTS AND SERVICE SUPPORT)

•Salah satu aktivitas pemasaran dalam perusahaan adalah memberikan pelayanan pasca penjualan kepada pelanggan.

•Memiliki cadangan persediaan dan bagian-bagian pengganti sangat penting bagi aktivitas service dan perbaikan.

•Logistik bertanggung jawab meyakinkan bahwa cadangan persediaan dan bagian-bagian pengganti tersedia kapanpun dan dimanapun pelanggan membutuhkannya.

9. Seleksi lokasi pabrik dan gudang (PLANT AND WAREHOUSE SITE SELECTION)

•Pergudangan merupakan bagian yang penting dari semua sistem logistik, karena merupakan jaringan primer diantara produsen dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistik berjalan.

10. Pembelian – Pengadaan (PURCHASING – PROCUREMENT)

•Purchasing pada umumnya berhubungan dengan pembelian aktual material dan segala aktivitas yang berhubungan dengan proses pembelian.

•Sedangkan aktivitas procurement berhubungan dengan aktivitas strategik yang berhubungan dengan pengadaan.

Tujuan dari purchasing, antara lain adalah :

•Menjaga dan memperbaiki kualitas

•Menemukan atau mengembangkan kemampuan supplier

•Menstandarisasi dimana kemungkinan barang dibeli

•Mencapai keharmonisan hubungan kerja yang produktif dengan area fungsional lainnya dalam organisasi

•Menyempurnakan sasaran pembelian pada kemungkinan tingkat biaya administratif yang terendah

11. REVERSE LOGISTICS

•Penanganan barang-barang retur merupakan bagian dari proses yang berkaitan dengan reverse logistics, dan juga merupakan komponen logistik yang memerlukan perhatian lebih.

•Barang-barang di retur bisa dikerenakan kerusakan produk, kadaluarsa, kesalahan pengiriman, dsb.

•Perusahaan yang para pelanggannya mengembalikan produk dikarenakan produk masih dalam jaminan perbaikan, penggantian, dsb. Maka biaya reverse logisticsnya cenderung lebih tinggi dibandingkan biaya forward logisticsnya.

•Reverse logistics juga melibatkan pemindahan dan pembuangan sisa material dari bagian produksi, pengemasan, dll.

•Jika sisa material tidak dapat digunakan untuk menghasilkan produk lain, maka material tersebut dapat dibuang.

•Tetapi bila dapat digunakan untuk menghasilkan produk lain atau dapat didaur ulang, maka logistik mengatur transportasinya ke lokasi produksi atau lokasi daur ulang. Biasanya permasalahan ini diserahkan ke pihak ketiga.

12. TRANPORTASI

•Fungsi transportasi berhubungan dengan bagian dalam dan luar departemen logistik. Dengan bagian finansial (biaya pengiriman), bagian produksi (pengiriman tepat waktu), hukum (kontrak gudang dan alat angkut), marketing (standar pelayanan pelanggan), pergudangan (supply peralatan, penjadwalan), bagian penerimaan (klaim, dokumentasi), dsb.

13. PERGUDANGAN DAN PENYIMPANAN (WAREHOUSING AND STORAGE)

•Produk harus disimpan dalam pabrik atau pada suatu tempat sebelum dijual. Semakin cepat waktu untuk produksi dan konsumsi, maka semakin besar tingkat (jumlah) persediaan yang dibutuhkan.

•Aktivitas pergudangan dan penyimpanan meliputi keputusan mengenai :

–Apakah fasilitas penyimpanan seharusnya milik sendiri / kontrak / sewa

–Merencanakan / merancang fasilitas penyimpanan

–Membuat prosedur pengamanan dan pemeliharaan

–Pelatihan personalia, dsb.